CAJA CHICA
DEFINICION
Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que exceden los límites establecidos en el presente Manual.
OBJETO
Afrontar gastos urgentes y de bajo monto que, contando con saldo de crédito y cuota no permitan la tramitación normal de una orden de pago, por consiguiente, tanto la clase de gasto como el monto de las asignaciones, responderán a un criterio restrictivo y sólo podrán ser aplicados a transacciones de contado.
FORMALIZACION
Las Cajas Chicas se formalizan con el dictado del acto dispositivo que los autoriza y se materializa con la entrega de una determinada cantidad de dinero a un Servicio Administrativo Financiero o a una Unidad dependiente de éste, para que la utilice en el pago de gastos expresamente autorizados.
MONTO DE LA CAJA CHICA
El monto de cada Caja Chica será fijado en la Resolución a propuesta del Director de la Unidad solicitante, no pudiendo superar la misma el importe de PESOS TREINTA MIL ($30.000)
MONTO POR COMPROBANTE
Los gastos individuales a realizar por las Cajas Chicas estarán limitados a montos
que no superen la suma de PESOS TRES MIL ($ 3.000.-).
Las compras realizadas a un mismo proveedor no podrán superar, en su conjunto,
el límite de $3.000.- mencionado precedentemente.
CLASES DE GASTOS DE CAJA CHICA
Se podrán realizar pagos con cargo a Fondos Rotatorios y/o Cajas Chicas para los siguientes conceptos del clasificador por objeto del gasto:
I. Partida Principal 1.5. Asistencia social al Personal.
II. Partida Principal 1.3. Parcial 1. Retribuciones Extraordinarias (por aquellos conceptos que no revistan el carácter de bonificables).
III. Inciso 2 "Bienes de Consumo".
IV. Inciso 3 "Servicios no Personales".
V. Inciso 4 "Bienes de Uso" (excepto Partida Principal 4.1. "Bienes Preexistentes", Partida Principal 4.2. "Construcciones", Partida Parcial 4.3.1. "Maquinaria y Equipo de Producción" y Partida Parcial 4.3.2. "Equipo de transporte, tracción y elevación". 4.6. Obras de arte.
VI. Inciso 5 "Transferencias", Partida Parcial 5.1.4. "Ayudas Sociales a Personas".
RESPONSABLE
Será responsable de cada Caja Chica el Director de la Unidad , Gerentes, Coordinadores y los encargados de las Unidades que depende de este, a las que se les haya asignado Caja Chica por la respectiva resolución.
El responsable deberá conformar las facturas o tickets correspondientes a gastos
efectuados y presentar la rendición para su afectación y reposición.
RENDICIÓN Y SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE LAS CAJAS CHICAS
El responsable de la Caja Chica procederá a acumular los comprobantes de
gastos hasta el momento de solicitar la reposición.
El monto total de la rendición no podrá ser superior al monto asignado a la Caja Chica en la Resolución de creación de la misma.
Los gastos efectuados por las Cajas Chicas podrán ser rendidos en cualquier momento que se crea conveniente, a fin de mantener una relación de fondos y gastos a afrontar.
La rendición confeccionada según lo establecido precedentemente, será girada al Sector de administración para que, una vez revisada, se practique la liquidación y de corresponder, se realice su reposición.
Los montos no utilizados en el mes, que no forman parte de la rendición, podrán ser utilizados mientras se repone la Caja Chica , y ser rendidos en la próxima solicitud de reposición.
COMPROBANTES QUE DEBEN EMITIR Y ENTREGAR LOS SUJETOS
El respaldo documental de las operaciones realizadas y/o del traslado y entrega de bienes, se efectuará mediante la emisión y entrega —en forma progresiva y correlativa— de los comprobantes, que para cada caso, se detallan seguidamente:
a) Comprobantes que respaldan la operación realizada:
1. Facturas.
2. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás Prestadores de servicios.
3. Notas de débito y/o crédito.
4. Tiques, facturas, tiques factura, notas de débito y demás documentos fiscales emitidos mediante la utilización del equipamiento electrónico denominado "Controlador Fiscal", homologado por este organismo, y las notas de crédito emitidas por medio de dicho equipamiento, como documentos no fiscales homologados.
Comprobantes no válidos como factura
No son considerados comprobantes válidos como factura o documento equivalente los que, entre otros, se detallan a continuación:
a) Los documentos no fiscales emitidos mediante la utilización del equipamiento electrónico denominado "Controlador Fiscal", homologado por este organismo.
b) Remitos, guías o documentos equivalentes.
c) Notas de pedido, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos de análogas características.
d) Recibos, comprobante que respalda el pago —total o parcial— de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA
• Los comprobantes deben ser Originales
• Factura o ticket del tipo B o C.
• Las facturas “B” que poseen Nº de CAI y fecha de vencimiento deben tener código de barra si las mismas fueron impresas a partir del 01/01/2005. El código de barras podrá ser impreso o un sticker autoadhesivo. Ambas opciones podrán encontrarse en cualquier lugar del comprobante tanto en el anverso como en el reverso, mientras no obstaculice la visión del resto de los datos.
Las facturas “B” emitidas por controlador fiscal no llevan código de barra, sino logotipo fiscal.
• Fecha de vencimiento de la factura no puede ser anterior a la fecha de emisión de la factura.
• Los comprobantes deben estar a nombre del Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA)
• Debe corresponder al ejercicio vigente.
• Debe poseer claro el objeto del gasto.
• Todos los comprobantes deben ser firmados y tener aclarado el objeto de gasto por el responsable de la caja chica, en el caso que no surja claramente del concepto de la factura o ticket.
• El importe de cada factura o ticket no debe exceder los pesos tres mil ($3.000).
DOCUMENTACION DE RESPALDO
La documentación de respaldo, en cada rendición de cuentas para reposición de Fondos Rotatorios, estará integrada por:
a) Comprobantes de los gastos realizados, debidamente cancelados.
b) Relación o listado de comprobantes debidamente imputados y estado de situación del Fondo Rotatorio.
c) Solicitud de reposición del Fondo Rotatorio.
La documentación de respaldo señalada, deberá quedar archivada en cada administración de Unidad en la que se encuentre afectada a la reposición de la misma.
El jefe del Servicio Administrativo Financiero deberá:
a) Abstenerse de aceptar y tramitar comprobantes de pagos para registro y reposiciones de fondos rotatorios y cajas chicas que presenten enmiendas o errores de cualquier naturaleza o que ofrezcan sobre su autenticidad.
b) Instruir a los responsables o depositarios de Fondos Internos y Cajas Chicas, de no cancelar obligaciones que no cuenten con documentación en original, conteniendo todos los requisitos de legalidad de cada comprobante. Como beneficiario se debe incluir la unidad ejecutora que administra el Fondo Rotatorio Interno o Caja Chica por el cual se gasta. Dicha documentación debe estar firmada por el responsable de la administración de la Caja Chica.
c) Adoptar las medidas preventivas y de control que consideren necesarias, a fin de que los funcionarios que administren las Cajas Chicas no se excedan de los créditos presupuestarios previstos y de las cuotas de compromiso y devengado. A medida que se vayan rindiendo los gastos y se reponga el Fondo Rotatorio, se procederá al registro simultáneo del compromiso y devengado.
